首先，我們秘書處對學(xué)院社團(tuán)聯(lián)合會的各項(xiàng)的資料(手稿、電子稿)進(jìn)行妥善的保管和整理，安排每次會議的內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、考勤;在接到主席團(tuán)的任務(wù)和會議任務(wù)提前通知各部門負(fù)責(zé)人準(zhǔn)時到會!做好每次會議、集體活動大的記錄和工作總結(jié)!負(fù)責(zé)本部門的各項(xiàng)工作有秩序的開展，接受主席團(tuán)的工作考核和成績的評審!以及加強(qiáng)對學(xué)生會各部門的工作咨詢和新成員的注冊管理選拔!收集和整理主席團(tuán)、各部門的工作計(jì)劃和工作總結(jié)，作為我們選拔優(yōu)秀干部的前提和基礎(chǔ);每個星期作一次秘書處座談會，交流工作情況和思想交流、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)!每月對秘書處的工作進(jìn)行匯總，并收集主席團(tuán)、各部門的工作記錄;對于秘書處的工作我們定期向主席團(tuán)匯報(bào)!
其次：秘書處五層次管理方法:
第一：通過對學(xué)院各社團(tuán)組織的聯(lián)系以及了解他們的發(fā)展?fàn)顩r，從實(shí)際出發(fā)研究分析，取長補(bǔ)短，制定適合我們的獨(dú)具特色的管理方法，制定長期的發(fā)展規(guī)劃，并加強(qiáng)人員的思想交流和文化學(xué)習(xí);
第二：納新，為秘書部注入新鮮血液。同時加強(qiáng)秘書處內(nèi)部管理，增強(qiáng)與各部門的凝聚力(內(nèi)部信息的團(tuán)結(jié)、外界的影響力);
第三：同老師，主席團(tuán)商量制定社團(tuán)聯(lián)合會每期工作計(jì)劃和各部門的目標(biāo)要求，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，加強(qiáng)社團(tuán)的運(yùn)作能力(組織性和紀(jì)律性)和具體落實(shí)責(zé)任制度和工作業(yè)績考核;
第四：評審各部門工作的執(zhí)行力度和工作考評向主席團(tuán)匯報(bào);
一. 做好日常工作
1. 日常值班工作：接待來訪人員，并幫助解決其工作困難。
2. 收集社聯(lián)社團(tuán)各項(xiàng)信息，并做好資料的整理與歸檔。
3. 負(fù)責(zé)社聯(lián)財(cái)務(wù)的管理。
4. 上傳下達(dá)各項(xiàng)決議，保證信息渠道的暢通。
5. 在主席團(tuán)的提議下起草社聯(lián)的各項(xiàng)規(guī)章制度。
6. 完成主席團(tuán)分配的各項(xiàng)工作任務(wù)。
7. 收集活動策劃、申請，負(fù)責(zé)活動審批工作。
8. 協(xié)調(diào)各方關(guān)系，為社聯(lián)社團(tuán)發(fā)展提供良好的人文環(huán)境。
二、加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)
(一)制度建設(shè)：
1、例會制度：秘書部將每周召開一次部門會議，對上一周工作進(jìn)行交流總結(jié)，并安排下周工作。例會時每位成員必須按時到會，不得無故曠會。
2獎懲制度：秘書處制定了“淮安信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院社團(tuán)聯(lián)合會會秘書處干事量化考核評優(yōu)制度”，旨在激勵部員，提高部員工作積極性，更好的做好社聯(lián)工作。
(二)組織建設(shè)：
1、完善值班制度、例會制度等規(guī)章，多角度考核部員工作，以保證部員對日常工作的高度重視。
2、堅(jiān)持按制度辦事，針對成員中出現(xiàn)的問題及時在例會中討論批評和自我批評，注重對部員的獎勵和批評。
3、鼓勵部員提高工作熱情，對工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行思考，加以總結(jié)，促進(jìn)工作效率的提高。
4、注重內(nèi)部管理的人性化，在處理上下級關(guān)系時，強(qiáng)調(diào)彼此尊重，真誠相待，平等團(tuán)結(jié)，提高全體凝聚力。
三、干部培養(yǎng)建設(shè)方案：
1、合作制度：加強(qiáng)對內(nèi)、對外的合作聯(lián)系，提升本身的實(shí)力和影響力;
2、決策制度：分工協(xié)作、明確工作目標(biāo)和任務(wù);
3、激勵制度：嚴(yán)格執(zhí)行工作目標(biāo)和獎勵制度;
4、自律制度：學(xué)會自我反省、自我總結(jié)、不斷提升自己的修養(yǎng);
5、反饋制度：學(xué)會發(fā)現(xiàn)工作中的問題和解決問題、總結(jié)落實(shí)責(zé)任;
四、我們秘書處在每個星期的座談會中，遵循：“服務(wù)為先、自我管理”的工作理念，按照“指導(dǎo)思想明確、工作思路清晰、工作作風(fēng)形成、工作重點(diǎn)突出、工作機(jī)制創(chuàng)新、工作方法科學(xué)”六點(diǎn)工作要求;總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的同時，還要通過與其他部門的開展聯(lián)誼活動來加強(qiáng)我們學(xué)生會的團(tuán)結(jié)!對于我們不管是在工作中還是學(xué)習(xí)生活中，我們都要虛心的學(xué)習(xí)，彼此養(yǎng)成工作的協(xié)同默契!只有我們大家把學(xué)生會當(dāng)著我們自己的家去建設(shè)，一起共同的努力、一起奮斗，我們才會打造屬于我們的發(fā)展平臺!我們要堅(jiān)持到底，永不言棄，在湖南科技經(jīng)貿(mào)學(xué)院留下我們工作的足跡和身影!這是我初步的工作設(shè)想，只有在實(shí)踐的工作中，我們靈活的處理，爭取做一名合格的學(xué)生會干部!
附：具體的時間安排
9月中旬：安排納新，進(jìn)行面試，挑選合適人員，入選秘書部
9月底：配合老師，主席團(tuán)，協(xié)調(diào)各個部門，協(xié)會，組織好迎新晚會。 10月初：組織部門聯(lián)誼，加強(qiáng)各個部門之間的合作。讓部門干事，對每個部門進(jìn)行一個大致的了解。
10月中旬：開展“精彩活動”。“社團(tuán)月”安排，協(xié)調(diào)各協(xié)會的活動。
11月：進(jìn)行部門，以及社團(tuán)聯(lián)合會各個部門之間的考核，評選這一年度的優(yōu)秀部門，社團(tuán)。
12月：整理，歸納，這一學(xué)期的工作材料，分類保存。
第一、本部門將與其他部門聯(lián)手，繼續(xù)完善分團(tuán)委工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度。
1、關(guān)于辦活動的經(jīng)費(fèi)問題
眾所周知辦一個成功的活動，經(jīng)費(fèi)是不可或缺的，但是我院經(jīng)費(fèi)有限，如何能利用有限的資源是我們所需重視的。因此，在寒假中，我做了一張經(jīng)申請的表格，我認(rèn)為這是有百利而無一害的，它能使經(jīng)費(fèi)的申請規(guī)范化，從而減少我院經(jīng)費(fèi)的流失。還有，鑒于以往的經(jīng)驗(yàn)，我覺得由活動負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)列表，秘書部辦公室負(fù)責(zé)采辦，這可減免許多不必要的麻煩。
2、關(guān)于開會簽到的問題
每個組織都會開例會，為了提高部長和干事對例會的重視程度，我設(shè)計(jì)了一個簽到表。另外，我覺得干部、干事的出勤率應(yīng)做為期末評比的一項(xiàng)指標(biāo)，我建議這表可供全院開會使用。
3、關(guān)于優(yōu)秀干部評比表
上學(xué)期末我們進(jìn)行了干部評比，由于每行間隔太少，造成于填寫的不方便。因此，我建議：以后大型的干部評選，表格應(yīng)用A4紙，按個人出場順序，將其名字打印在表格上，省去評分人書寫麻煩。表格可增設(shè)一欄備注，以便老師們書寫評語。我覺得，干事應(yīng)參加表格的填寫，因此，表格可分老師和學(xué)生兩類。另外，由于表格眾多，本部人力資源不充裕，我建議，表格的統(tǒng)計(jì)由辦公室和本部門一起分工合作。
4.關(guān)于評比表
在上學(xué)期，我部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)了很多評比表，但在這過程中，我發(fā)現(xiàn)評比表有著很不人性化的一面。那就是它沒有固定那行填寫誰的名字，這給我們帶來很大的麻煩。因此，我建議，以后的評比表，可以列好每個人的名字，既方便別人的填寫，又方便我部門的統(tǒng)計(jì)。
第二、團(tuán)組織生活會
1、時間的安排上
上學(xué)期書記說道，大一要一月兩次，但有人向我反映，可否一月一次，因?yàn)樗麄冇X得一月兩次有點(diǎn)負(fù)擔(dān)過重，而且與班會有沖突，他們希望以學(xué)習(xí)為主，經(jīng)分團(tuán)委幾個部門討后，我們覺得生活會原則上一月一次，另一次我們可以給予適當(dāng)?shù)募臃知剟睢?/p>
2、生活會總結(jié)的安排上
我覺得可以在每月生活會打分后，開一個總結(jié)會議，在公布分?jǐn)?shù)的同時，總結(jié)每班的不足與優(yōu)點(diǎn)，請各班負(fù)責(zé)人談?wù)勚鞒值男牡?，以便相互學(xué)習(xí)，我覺得這是一個很好的建議，一方面可以提高生活會的質(zhì)量，一方面又可以加強(qiáng)班與班之間的聯(lián)系。
1、整理出學(xué)生會干部聯(lián)系表并打印，方便老師聯(lián)系。
2、各班信息聯(lián)絡(luò)員及各部長開會，讓大家互相熟識，并通知大家以后活動及時在秘書部備檔。
3、安排秘書部各干事日后工作的事宜及內(nèi)容，充分調(diào)動干事們的工作積極性。
4、制作經(jīng)費(fèi)申請表，讓日后的出納工作更加正規(guī)，及時報(bào)賬，讓系領(lǐng)導(dǎo)了解最近活動的經(jīng)費(fèi)支出情況。
5、在各項(xiàng)活動中做好后勤保障工作，積極配合學(xué)生會各部門搞好活動。
6、及時將活動動態(tài)交給網(wǎng)絡(luò)部，豐富我系網(wǎng)頁內(nèi)容，做好我系的宣傳工作。
7、管理我系檔案，做好_______，在系里做好優(yōu)秀的中樞部門。
作為某某大學(xué)化工學(xué)院研究生會的第一屆成員，我們面臨的是一個還并不完備的管理體系。各種制度，需要我們共同商榷;各種活動，期待我們集思廣益。而我們秘書部，作為研究生會的一個中樞部門，肩負(fù)著協(xié)調(diào)各方的重要使命，更應(yīng)該積極投身于研究生會的發(fā)展建設(shè)中。壓力，往往更能激發(fā)一個團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力。我們秘書部全體成員，都將以最佳的姿態(tài)貢獻(xiàn)自己的力量。在接下的一年里，我們秘書部的工作規(guī)劃如下：
一、日常工作內(nèi)容
作為研究生會的一個中樞部門，秘書部上通下達(dá)，協(xié)調(diào)四方，協(xié)助主席團(tuán)做好統(tǒng)籌規(guī)劃，并將任務(wù)具體落實(shí)到每個兄弟部。因此，我們首先要做好自己的本職工作。
1.根據(jù)主席團(tuán)及老師們的要求，協(xié)助主席團(tuán)開展研究生會的日常工作，能及時傳達(dá)主席團(tuán)及各部門之間消息，積極參與各部門重大活動的組織策劃，協(xié)助各部門辦好每一次活動，加強(qiáng)各部門的聯(lián)系，監(jiān)督各部門的工作進(jìn)展。
2.認(rèn)真做好每次的會議記錄，整理并歸入檔案，便于未來研究生會的發(fā)展與完善。
3.全面了解研究生會的工作情況，及時向主席團(tuán)反應(yīng)日常出現(xiàn)的問題，并提出合理的解決方案。
4.密切聯(lián)系廣大同學(xué)，及時了解同學(xué)所關(guān)心的問題，以及大家的意見和建議，研究生會作為一個學(xué)生自我管理的部門，我們要從學(xué)生中來，到學(xué)生中去，服務(wù)于廣大同學(xué)。
5.對各部門的經(jīng)費(fèi)問題進(jìn)行審查,合理安排研究生會物資費(fèi)用的使用，確保研究生會經(jīng)費(fèi)的正常運(yùn)行，研究生會所有收入、支出都將以月為單位進(jìn)行整理，月末整理統(tǒng)計(jì)，次月公布，以保證研究生會經(jīng)費(fèi)運(yùn)行的透明性。
6.嚴(yán)格審核各部門的工作計(jì)劃,工作總結(jié),活動計(jì)劃,活動總結(jié)。做好整理存檔。
7.積極落實(shí)考勤工作，每月統(tǒng)計(jì)一次并在次月進(jìn)行公布，以便研究生會考核制度的落實(shí)和完善。
二、工作創(chuàng)想
1.制定出一套切實(shí)可行的考勤評價(jià)章程，保證研究生會內(nèi)部的考核清晰合理。
2.積極規(guī)劃并籌備10月底即將召開的“化工學(xué)院研究生代表大會暨研究生會成立大會”。
3.在明年1月左右，舉辦一場關(guān)于“就業(yè)”的經(jīng)驗(yàn)交流會，邀請幾位即將畢業(yè)的學(xué)長、學(xué)姐交流自己在找工作過程中的心得和注意事項(xiàng)。
三、工作目標(biāo)
努力加強(qiáng)本部門的團(tuán)隊(duì)精神建設(shè)，樹立良好的形象，不斷完善自我，促進(jìn)研究生會的進(jìn)一步發(fā)展，更好的服務(wù)于廣大同學(xué)。
一個學(xué)期又在一個忙碌而不經(jīng)意間悄然而過，一個新的學(xué)期又來到我們身旁，作為學(xué)生會里邊的一員，我有責(zé)任把老師及學(xué)院賦予我的每一項(xiàng)工作做好，在新學(xué)期中，我根據(jù)秘書部的特點(diǎn)，總結(jié)了一下我個人的工作計(jì)劃如下：
一、在新學(xué)期到來之后，我會帶領(lǐng)11級的學(xué)弟學(xué)妹們了解我們學(xué)校，了解我們大眾傳媒系，了解我們系學(xué)生會，把我們大眾傳媒系的精神發(fā)揚(yáng)光大。
二、認(rèn)真完成本職工作
1、負(fù)責(zé)學(xué)生會的文件制作，管理會議記錄的整理，入檔
2、負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)工作，做好橋梁紐帶的作用，使各部門之間建立一個良好的工作群體，方便工作順利進(jìn)行。
三、開展豐富多彩的校園活動。
我在秘書部已經(jīng)一年了，由于我們不的成員比較少，就是三個人，所以我覺得舉辦活動比較困難，所以，我們部總是與學(xué)習(xí)部一塊舉辦活動。自我感覺舉辦的活動很少。因此，我決定這學(xué)期帶領(lǐng)11級的學(xué)生多舉辦點(diǎn)活動，以豐富他們的校園生活。
四、工作要求
1、工作是要認(rèn)真仔細(xì)，保證按時完成任務(wù)的同時也要保質(zhì)保量。
2、要講文明，在工作中注意自己的言行舉止。
3、在時間中積累經(jīng)驗(yàn)，熟練業(yè)務(wù)，提高水平。
五、樹立良好的工作形象
時光飛逝，新學(xué)期在春寒料峭的日子里如約而至。新學(xué)期，我們秘書處將繼續(xù)在團(tuán)委老師的指導(dǎo)下積極扎實(shí)的開展學(xué)生工作，為了給我們這個集體注入新的生命力，決定在開學(xué)初進(jìn)行納新活動。為學(xué)生會的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。
一、工作定位及目標(biāo)
1、做好學(xué)生例會及相關(guān)會議的考勤、簽到，及會議記錄等工作將其整理并存檔。
2、整理并妥善管理好各部門、各項(xiàng)活動的計(jì)劃和總結(jié)，做好期末存檔工作。
3、參與到各個部門舉辦的活動中去。
二、積極參加學(xué)生會活動
由于院學(xué)生會各部門分工不分家，所以我們除了做好本職工作外，在其它部門組、織活動時給予大力配合。方便部門之間的合作，使學(xué)生會正常運(yùn)作。
三、部內(nèi)建設(shè)
由于部內(nèi)會注入新的力量，所以要培養(yǎng)鍛煉干事的能力，秘書處需要與各部緊密聯(lián)系，參與到各部的活動中去記錄并監(jiān)督。因此，要全面提高秘書處的工作能力，必須全面培養(yǎng)內(nèi)部成員，清楚的了解各部的職能和工作性質(zhì)，樹立同學(xué)們的全局性觀念。為此，我們將實(shí)施以下措施：
1、培養(yǎng)秘書處同學(xué)對文字的把握和處理能力.
2、分配活動時，盡量讓秘書處每個干事都能全面接觸學(xué)生會各方面活動，以便更好的促進(jìn)秘書處成員對于學(xué)生會工作的整體把握。
3、更積極創(chuàng)新的工作，創(chuàng)新不是一句空話，在任何一個工作細(xì)節(jié)都可以創(chuàng)新，而怎樣保持創(chuàng)新在部門的成長中是成形后必須要注重的問題。
4、組織與秘書處功能性質(zhì)相對應(yīng)的活動。
5、秘書處成員通過參與其他職能部門的活動積累了大量成功舉辦
各類活動的經(jīng)驗(yàn)，為了更加鍛煉秘書處干事以及方便以后工作的開展，秘書處希望今年能舉辦與自己部門性質(zhì)相對應(yīng)的活動。
總之，秘書處必將在總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，積極開拓，勇于實(shí)踐，為學(xué)生會進(jìn)一步的發(fā)展和成熟貢獻(xiàn)自己的力量。在工作的具體實(shí)施中我們將
遇到很多的困難，但我們堅(jiān)信我們會排除萬難，盡最大的努力把工作做的最好，同時請?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)及各位教師給予監(jiān)督和指導(dǎo)，使我們的工作更加完美。
大二的第二學(xué)期就這樣來臨了，秘書部將在上一學(xué)期的工作經(jīng)驗(yàn)上，對部門的工作要做重新的規(guī)劃，大二秘書部新學(xué)期工作計(jì)劃。我們將會總結(jié)以往工作的不足，繼續(xù)做好本部常規(guī)工作，并積極配合學(xué)校老師和學(xué)生會其他部門開展好活動，
目前，我們秘書部的工作計(jì)劃如下：
1.每月及時整理學(xué)生會的工作計(jì)劃與總結(jié)，整理各部門的工作計(jì)劃與總結(jié)。
2.撰寫每次學(xué)生會活動的通訊稿。每星期我部成員至少到曾麗老師辦公室值班2次。不斷提高我部成員的寫作水平。做到親自送稿到老師辦公室，是活動通訊稿能及時掛網(wǎng)。
3.博客：我部計(jì)劃每星期至少掛一篇稿到我們學(xué)生會的博客上。
4.每一次例會做會議記錄。抽查各部會議記錄本格式是否正確。
5.積極協(xié)調(diào)各部門開展活動，全心全意投入工作當(dāng)中。制作活動邀請函、小冊子等。收集并保存好各活動活動得資料。
6.舉辦活動：我部計(jì)劃和宣傳部開展“七彩橡皮泥大賽”(計(jì)劃見附件)
這學(xué)期，對我來說是一個忙碌的學(xué)期。但我們會正確處理好學(xué)習(xí)與工作的關(guān)系。我們會積極主動的投入到工作中去，并盡量做到保質(zhì)保量。做好學(xué)生會的工作。
附件：
七彩橡皮泥大賽策劃書
一、活動名稱：創(chuàng)意捏一捏
二、活動意義：豐富校園課外生活，培養(yǎng)同學(xué)們合作互助的團(tuán)結(jié)精神，挖掘創(chuàng)新才能，尋找童年美好回憶。
三、活動內(nèi)容：以個人或團(tuán)體為單位，以橡皮泥為材料即場制作工藝品，展示后可自行帶回工藝品。
四、主辦部門：秘書部、宣傳部
五、活動對象：全院學(xué)生
六、活動地點(diǎn)：九棟樓下
七、活動宣傳：
1.九棟樓下擺攤咨詢報(bào)名
2.派發(fā)活動宣傳單
3.張貼宣傳海報(bào)
八、活動準(zhǔn)備：七彩橡皮泥14桶(每種顏色各兩種)，牙簽、戒尺若干。
九、比賽規(guī)則：參賽者在半小時內(nèi)完成作品，擺放好后由評審、觀眾選出獎項(xiàng)。
十、設(shè)置獎項(xiàng)：一等獎、二等獎、三等獎，最佳人氣獎，最佳創(chuàng)造獎
秘書部作為一個非職能部門，需要與學(xué)生會各部緊密聯(lián)系，參與到各部的活動中去記錄并監(jiān)督。因此，必須全面提高部門成員的工作能力，必須全面清楚的了解各部的職能和工作性質(zhì)，樹立全局性觀念。因此，秘書部這一學(xué)期的工作計(jì)劃如下：
一、部門職能。
1、對學(xué)生會例會以及部門會議做詳細(xì)的會議紀(jì)律。
2、對其他部門舉行的活動積極參加，做好活動的文字及圖片記錄。
3、對學(xué)生會的工作計(jì)劃、總結(jié)等及時進(jìn)行收繳，并認(rèn)真審核。
二、部門工作。
1、作好學(xué)生會例會及相關(guān)會議的記錄等工作，將其整理并存檔。會議流程必須詳細(xì)到整個學(xué)生會的運(yùn)作情況、各部門的工作計(jì)劃和開展的活動情況。
2、及時整理并妥善保管好各部門、各項(xiàng)活動的計(jì)劃、總結(jié)等，做好存檔工作。并參與到各部的活動中去，做好活動流程及活動總結(jié)。
3、加強(qiáng)本部門與其他部門的溝通和聯(lián)系，多聽取其他部門對本部門的建議，積極配合其他部門的工作，從中汲取經(jīng)驗(yàn)使本部門工作不斷改進(jìn)。
4、收集學(xué)生會各成員學(xué)生信息，制作學(xué)生會聯(lián)系表。
5、積極配合老師和系部以及學(xué)院的工作。
三、部門管理。
1、培養(yǎng)部門干事對工作的熱愛，積極完成所分配的任務(wù)。
2、定期召開部門會議，做好工作分配、審核以及討論工作的開展情況。
3、活動新聞稿要做到時效性與質(zhì)量雙重保證。
4、積極幫助不同部門的同學(xué)，做到分工不分力。