第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍：
1、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄(包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。
2、本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索?。?/p>
1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
第七條檔案的銷毀：
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊(cè)》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對(duì)清楚后方可銷毀。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。
校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強(qiáng)校舍檔案管理，更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，特制定本制度：
一、檔案的收集
要充分認(rèn)識(shí)校舍檔案收集的意義，在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。
2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動(dòng)精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會(huì)，副本存學(xué)校。
4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案，應(yīng)全部移交給市教育委員會(huì)。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理，按要求進(jìn)行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設(shè)立庫房，庫房的要求達(dá)到“十防”，按要求設(shè)置保管設(shè)備，材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時(shí)間、數(shù)量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)核對(duì)，并在交接收據(jù)上簽名蓋章，其收據(jù)一式三份，交接雙方各一份，會(huì)計(jì)一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續(xù)，外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進(jìn)行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等，嚴(yán)守保密規(guī)定，歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。
4、查閱或借閱時(shí)，嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說，閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對(duì)無用的材料登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，二人以上人員監(jiān)銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如發(fā)現(xiàn)確實(shí)因污染、損壞等原因造成無使用保留價(jià)值，經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。
2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷，以防失泄機(jī)密。
3、要遵守保密規(guī)定，堅(jiān)持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。
第一條要建立工作業(yè)績(jī)檔案，對(duì)各段時(shí)期的工作要有評(píng)價(jià)和考核，對(duì)其主要表現(xiàn)記入檔案?？己藰?biāo)準(zhǔn)是依據(jù)崗位責(zé)任制中的職責(zé)范圍等內(nèi)容，考核工作可分配到各部門進(jìn)行，最后由人事部匯總。
第二條建立員工工作業(yè)績(jī)檔案的目的是便于對(duì)員工正確全面地評(píng)價(jià)，對(duì)工作突出、成績(jī)和貢獻(xiàn)較大者要給予表揚(yáng)、獎(jiǎng)勵(lì)、晉級(jí)等。對(duì)工作不踏實(shí)、消極怠工、屢屢出現(xiàn)差錯(cuò)者要進(jìn)行批評(píng)、處罰、降級(jí)或撤職。
第三條員工工作業(yè)績(jī)檔案的內(nèi)容，主要有以下幾個(gè)部分：
1.文件材料。主要文件包括“員工人事調(diào)動(dòng)表”、“勞動(dòng)合同書”、員工身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件的復(fù)印件等;
2.考評(píng)記錄。主要是“員工工作表現(xiàn)評(píng)估表”。公司實(shí)行制度化的評(píng)估工作，對(duì)員工工作表現(xiàn)定期定時(shí)進(jìn)行考評(píng)?？荚u(píng)記錄可比較全面地反映出員工的工作概況，具有重要的查考作用;
3.出勤記錄。員工每月的考勤統(tǒng)計(jì)按年度匯總歸納，以專設(shè)的統(tǒng)計(jì)表格形式存入員工工作檔案。員工出勤情況記錄是員工工作態(tài)度的反映側(cè)面，體現(xiàn)了員工對(duì)企業(yè)的忠誠和對(duì)工作的責(zé)任感;
4.獎(jiǎng)懲記錄。員工在日常工作中表現(xiàn)突出或違反紀(jì)律而受到各種獎(jiǎng)勵(lì)或處罰的記錄是對(duì)其工作能力、可信賴程度、工作責(zé)任心及工作態(tài)度的一種檢驗(yàn)尺度，也是考察員工表現(xiàn)，使用與提拔員工的重要依據(jù);
5.職位變更。員工在工作中，由于工作表現(xiàn)及服務(wù)年限因素，其職務(wù)、級(jí)別與工資待遇等內(nèi)容會(huì)有變化，這種變動(dòng)也體現(xiàn)了員工工作能力、工作表現(xiàn)、貢獻(xiàn)大小。因此，員工工作檔案對(duì)員工職位的變動(dòng)記錄是考查員工工作表現(xiàn)的客觀依據(jù)。
第四條在員工工作檔案中，還要搜集員工工傷情況記錄、客人表揚(yáng)或投訴員工的信件(復(fù)印件)等資料。這對(duì)于全面、有效地考查員工表現(xiàn)都有重要作用。
1法律法規(guī)：
貫徹《中華人民共和國勞動(dòng)法》、《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《生產(chǎn)安全事故報(bào)告和調(diào)查處理?xiàng)l例》（國務(wù)院第493號(hào)令）、《中華人民共和國消防法》、《道路交通安全法》等法律法規(guī)及公司、廠部和分廠相關(guān)管理文件規(guī)定，認(rèn)真履行作業(yè)人員的權(quán)利與義務(wù)。
2勞動(dòng)防護(hù)：
2.1進(jìn)入廠房必須在安全通道內(nèi)通行，上下樓梯應(yīng)手扶欄桿防止滑跌。
2.2進(jìn)入廠房必須將勞防用品穿戴整齊，安全帽帽扣扣緊，阻燃服扣好扣子，澆注作業(yè)時(shí)褲管放在皮靴外面。
2.3在燒氧、測(cè)溫、取樣、判渣、添加覆蓋劑、鋼包事故旋轉(zhuǎn)等情況下，必須戴上面罩，防止身體被飛濺鋼水灼傷、燙傷。
2.4在檢查預(yù)熱設(shè)備或預(yù)熱中設(shè)備時(shí),必須帶有效的檢測(cè)器,以防燙傷。
2.5使用氧氣、氬氣、天然氣、壓縮空氣等危險(xiǎn)化學(xué)品時(shí)，必須按《危險(xiǎn)化學(xué)品作業(yè)卡》要求使用危險(xiǎn)化學(xué)品。
2.5各崗位員工必須貫徹執(zhí)行沂源億盛化工有限公司《安全生產(chǎn)管理制度》，生產(chǎn)無關(guān)人員禁止進(jìn)入作業(yè)區(qū)域。
2.6本崗位安全規(guī)程對(duì)作業(yè)中辨識(shí)的.危險(xiǎn)源進(jìn)行過程危害控制，以達(dá)到控制危害因素，保障員工作業(yè)過程中的安全、健康。員工必須認(rèn)真、主動(dòng)接受安全教育。按時(shí)、按期參加各類安全活動(dòng)、接受安全培訓(xùn)教育。在其它部門相類似崗位發(fā)生事故后，本作業(yè)區(qū)必須立即進(jìn)行本崗位的對(duì)照，是否還存在未辨識(shí)的危險(xiǎn)源，并進(jìn)行危險(xiǎn)源辯識(shí)、評(píng)價(jià)與控制。
2.7作業(yè)時(shí)必須戴防塵口罩、耳塞。經(jīng)公司職業(yè)健康管理部門確認(rèn)不適合本崗位的職業(yè)禁忌癥人員應(yīng)調(diào)離本崗位作業(yè)。
2.8遵守用電安全管理規(guī)定，檢查有效期、合格使用證并必須接好接地線。
3行為規(guī)范：
3.1禁止在操作盤面上和電氣控制箱內(nèi)放置茶杯及各類雜物。
3.2保持作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境整潔，工器具葙內(nèi)工器具分類擺放整齊，不得存放與工作無關(guān)的各類書籍、報(bào)刊雜志，
3.3操作盤面、電氣箱柜嚴(yán)禁坐、壓。
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。
第二章檔案歸檔
第四條歸檔范圍
(一)
(二)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊(cè)、注冊(cè)申報(bào)資料等。工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造價(jià)、工程管理(變更、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制)、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。
(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。
(四)設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備;生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。
(五)
(六)員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。計(jì)量：化測(cè)類、力質(zhì)類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長(zhǎng)度類、計(jì)時(shí)類、流量類等，設(shè)備內(nèi)部校驗(yàn)記錄歸于設(shè)備檔案中。
(七)產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設(shè)計(jì)、技術(shù)轉(zhuǎn)移資料、產(chǎn)品工藝規(guī)程及空白批記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、留樣觀察和產(chǎn)品穩(wěn)定性試驗(yàn)資料、產(chǎn)品質(zhì)量回顧、變更情況、產(chǎn)品藥檢所檢驗(yàn)報(bào)告(含送檢或抽檢)、產(chǎn)品重大質(zhì)量事故資料等。
(八)
(九)
(十)檢驗(yàn)方法：原料、輔料、中間產(chǎn)品、待包裝產(chǎn)品、成品、包裝材料等。(十一)記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、盤存表、溫濕度記錄、物料請(qǐng)驗(yàn)單等;
(十二)批記錄：批生產(chǎn)記錄、批檢驗(yàn)記錄、批監(jiān)控記錄、批包裝記錄等。(十三)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程。
(十四)驗(yàn)證文件：驗(yàn)證主計(jì)劃、廠房及公用系統(tǒng)、生產(chǎn)設(shè)備驗(yàn)證、QC設(shè)備驗(yàn)證、工程部設(shè)備驗(yàn)證、方法驗(yàn)證、工藝驗(yàn)證、清潔驗(yàn)證等。
(十五)行政類文件：
行政法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章規(guī)程等;
各類公文。本企業(yè)對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù);
各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊(cè)證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書等;人事任命、勞動(dòng)糾紛等;
各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備說明書、保修卡等;
所有加蓋公章的文件復(fù)印件;
在企業(yè)文化建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。
第五條歸檔時(shí)間
(一)各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)(一個(gè)工作日)內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù);
(二)設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔;
(三)員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);
(四)計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);
(五)供應(yīng)商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的
資料到檔案室辦理歸檔手續(xù);(六)(七)手續(xù);(八)
驗(yàn)證文件隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔，驗(yàn)證主計(jì)劃按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次;
批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔
日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù);(九)(十)
其他文件每周一集中歸檔一次。
未按要求及時(shí)歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)
輕重予以相應(yīng)處理。
第六條歸檔份數(shù)(一)(二)
原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。
使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。
第七條歸檔要求(一)(二)(三)(四)
由檔案室和各部門指派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。
文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。
第八條歸檔手續(xù)
各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，歸檔部門和檔案室各留存一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認(rèn)。
第三章檔案的收集與整理
第九條檔案的收集(一)
由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門需要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。
(二)由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、
全面的整理。(三)
收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。
第十條檔案的整理
(一)(二)
檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號(hào)由英文字母及阿拉伯?dāng)?shù)字組成，具體說明如下：
7、8、9位代表流水號(hào)001～999。、6位為檔案柜號(hào)。、4位為二級(jí)分類的編號(hào)。、2位為一級(jí)分類的英文縮寫。
第四章檔案建檔
第十一條分類梳理
歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》。第十二條檔案專用章
所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條檔案編號(hào)章
檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條檢索目錄
所有歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對(duì)。
第十五條電子備份
重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。
第五章檔案使用和歸還
第十六條檔案使用(一)
文件復(fù)?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。
(二)
借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過十個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn);十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。
(三)
借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。
(四)
借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過五個(gè)工作日，重要文件及特殊情況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽;五個(gè)工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù);原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會(huì)簽，檔案室保留復(fù)印件備查;
(五)外單位借出檔案時(shí)，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。
(六)
按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記薄上登記并簽字確認(rèn)方可使用檔案;違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
第十七條檔案歸還(一)
檔案使用者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記薄》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。
(二)
發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)使用人處以200-1000元/人/件的罰款;造成損失
的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
(三)檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時(shí)知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。
第十八條檔案保管與檢查
(一)
公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門和個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
(二)
每月底，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查;每三個(gè)月與檔案員共同對(duì)檔案室的所有資料進(jìn)行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。
(三)
檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符。檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。
第六章檔案保管期限和銷毀
第二十條檔案的銷毀(一)
對(duì)需要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，并制作
《檔案銷毀清冊(cè)》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細(xì)內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。
(二)
由檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案
銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。
(三)
檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊(cè)上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字
樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。
建立和健全安全生產(chǎn)檔案制度是安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)工作之一，也是檢查考核落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制的資料依據(jù)，同時(shí)它為安全生產(chǎn)管理工作提供分析、研究資料，從而能夠掌握安全動(dòng)態(tài)，以便每個(gè)時(shí)期的安全生產(chǎn)工作進(jìn)行目標(biāo)管理，達(dá)到預(yù)測(cè)、預(yù)報(bào)、預(yù)防事故的目的，安全生產(chǎn)檔案資料也是現(xiàn)代安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)。為此，安全生產(chǎn)檔案資料工作越來越引起重視，并對(duì)資料分類進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的研究。我公司創(chuàng)建了安全生產(chǎn)管理基礎(chǔ)檔案資料，主要有以下幾個(gè)方面的內(nèi)容要求。
一、安全生產(chǎn)組織機(jī)構(gòu)
公司成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及專職安全生產(chǎn)管理部門，安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)成員要有具體分管安全生產(chǎn)的領(lǐng)導(dǎo)。以上組織機(jī)構(gòu)都要用項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的文件形式發(fā)布并存檔案?jìng)浒浮?/p>
二、安全生產(chǎn)責(zé)任制度
安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)國家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)法規(guī)、指令和要求，結(jié)合公司的實(shí)際情況建立安全生產(chǎn)責(zé)任制。在建立健全安全生產(chǎn)責(zé)任制的基礎(chǔ)上制定安全生產(chǎn)各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)根據(jù)本公司的從業(yè)情況，制定各工種的安全技術(shù)操作規(guī)程。
三、安全生產(chǎn)目標(biāo)管理制度
制定安全生產(chǎn)管理目標(biāo)。要將安全生產(chǎn)責(zé)任目標(biāo)分解建立考核規(guī)定和考核辦法。
四、安全生產(chǎn)考核制度
制定安全生產(chǎn)考核制度。安全生產(chǎn)考核制度要有安全生產(chǎn)技術(shù)措施，專業(yè)性較強(qiáng)的考核內(nèi)容。安全生產(chǎn)規(guī)范流程的制訂，操作船舶嚴(yán)格遵守規(guī)范流程執(zhí)行。
五、安全生產(chǎn)檢查制度
安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組制定安全生產(chǎn)檢查制度，檢查要有記錄。安全生產(chǎn)檢查中發(fā)現(xiàn)的事故隱患要有整改通知書，整改完后要有檢查記錄。安全生產(chǎn)檢查評(píng)分表格要?dú)w檔。
六、安全生產(chǎn)宣傳、教育培訓(xùn)制度
碼頭及辦公等區(qū)域的安全生產(chǎn)宣傳標(biāo)牌、標(biāo)志布置等，除有書面記載外，還采用攝影攝像進(jìn)行記錄歸檔。安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組要制定安全生產(chǎn)教育制度，新員工入場(chǎng)前的三級(jí)安全教育、變換工種的安全教育、各工種工人的安全技術(shù)操作規(guī)程的培訓(xùn)、特種作業(yè)人員要經(jīng)過培訓(xùn)取證、施工管理人員的定期安全技術(shù)培訓(xùn)、專職安全員的專業(yè)培訓(xùn)與考核等，都要有書面記錄歸檔。
七、班組安全生產(chǎn)活動(dòng)制度
班組安全生產(chǎn)活動(dòng)要有制度，班組安全生產(chǎn)活動(dòng)要有針對(duì)性，每次活動(dòng)要有記錄。
八、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)罰制度
在執(zhí)行各項(xiàng)安全生產(chǎn)制度中，經(jīng)過檢查評(píng)比，對(duì)于安全和工作做出了顯著成績(jī)的單位和個(gè)人，對(duì)排除安全隱患有功人員，要給予獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。對(duì)于安全責(zé)任心差，平時(shí)不重視安全生產(chǎn)，甚至于造成生產(chǎn)安全事故的班組和個(gè)人，要進(jìn)行處分和處罰。一切安全生產(chǎn)獎(jiǎng)罰資料有要有資料歸檔。
九、工傷事故檔案管理制度
凡發(fā)生工傷事故，要組織進(jìn)行調(diào)查，寫也調(diào)查報(bào)告，分析發(fā)生事故的原因，提出整改的措施，使施工人員受到教育，對(duì)責(zé)任者提出處理意見，按照“四不放過”的原則進(jìn)行處理。凡發(fā)生工傷事故都要按規(guī)定進(jìn)行報(bào)告，并建立工傷事故檔案。
十、有關(guān)安全生產(chǎn)的文件和會(huì)議記錄制度
收集齊全國家和上級(jí)有關(guān)安全生產(chǎn)、勞動(dòng)保護(hù)方面的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、條例、制度及文件通知。各種有關(guān)安全生產(chǎn)的會(huì)議，都要有記錄，會(huì)議記錄都要整理歸檔。
十一、總、分包工程安全生產(chǎn)文件資料
總、分包工程，要有分包施工合同，合同條款要明確規(guī)定總、分包雙方安全生產(chǎn)工作的責(zé)任?？偂⒎职鼏挝桓髯缘纳a(chǎn)經(jīng)營范圍和生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)證件(可以留存復(fù)印件)。
十二、搞好安全生產(chǎn)管理資料的建檔工作
首先要認(rèn)真收集和積累資料，事前要有制度、有計(jì)劃、
有措施，過程中有檢查、有記錄、事后有資料;其次是要定期對(duì)資料進(jìn)行整理和鑒定，保證資料的真實(shí)性、完整性和保存的價(jià)值性;其三是將資料分目、編號(hào)、裝訂歸檔。
安全文件和檔案管理制度
1.目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1.安全檔案文件由公司行政管理部對(duì)安全檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
3.2.公司行政管理部安全管理人員負(fù)責(zé)公司安全管理文件檔案的收集、歸檔和保管。
4.內(nèi)容
4.1.安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：
4.1.1.國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
4.1.2.上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
4.1.3.公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
4.1.4.安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
4.1.5.各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
4.1.6.供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
4.1.7.安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
4.1.8.安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
4.2.歸檔流程
4.2.1.文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
4.2.2.應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，案時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理，分類歸檔。
4.2.3.公司在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。
4.2.4.各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
4.2.5.不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
4.3.檔案保管
4.3.1.檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
4.3.2.應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.4.檔案借閱
4.4.1.文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱當(dāng)案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
4.4.2.借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人;
4.4.3.歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。
4.5.檔案保密制度
4.5.1.檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)保密的規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度;
4.5.2.檔案管理人員不得借工作之便，私自將秘密檔案帶出庫房或給無關(guān)人員查閱;
4.5.3.檔案管理人員不得在公共場(chǎng)所和私人信件中泄漏公司機(jī)密;
4.5.4.入庫檔案，應(yīng)妥善保管，定期核對(duì)。外借檔案，及時(shí)催還;
4.5.5.外單位利用檔案必須憑單位介紹信，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可進(jìn)行;
4.5.6.嚴(yán)禁向廢品收購單位出賣檔案文件資料，銷毀檔案必須嚴(yán)格遵守鑒定銷毀制度;
4.5.7.提供利用檔案，要嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，注意保密;
4.5.8.進(jìn)入檔案室須經(jīng)檔案管理人員同意，其他人員不得入內(nèi)。
4.6.檔案保存年限
文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
4.7.檔案銷毀
對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)公司行政管理部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄。
5.本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
一、學(xué)校必須有專門的安全檔案，并分類存放。
二、安排專人負(fù)責(zé)安全檔案的管理工作。
二、根據(jù)實(shí)際情況建立安全工作計(jì)劃及部署檔案、消防檔案、重點(diǎn)部位檔案、易燃易爆危險(xiǎn)品檔案等。
三、安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。
四、安全基本情況包括內(nèi)容：
(一)年度安全工作計(jì)劃、總結(jié)、部署，各種安全文件資料。
(二)單位基本概況，重點(diǎn)部位情況。
(三)安全責(zé)任人、管理人崗位職責(zé)。
(四)各種安全制度。
(五)各種安全設(shè)施、器材情況。
(六)其他與安全有關(guān)情況。
五、安全管理情況包括內(nèi)容：
(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)的記錄。
(二)安全隱患及其整改情況的記錄。
(三)安全檢查、巡查記錄。
(四)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。
(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。
(六)獎(jiǎng)懲情況記錄。
(七)其他有關(guān)安全管理的情況。
六、安全檔案管理納入“學(xué)校安全工作量化考核評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)”中，與對(duì)學(xué)校及本人績(jī)效考核結(jié)合。
為認(rèn)真貫徹落實(shí)“安全第一，預(yù)防為主、綜合治理”的方針，普及安全生產(chǎn)法律法規(guī)和安全知識(shí)，力營造全社會(huì)關(guān)注安全的氛圍，特制定本制度。
1、安全生產(chǎn)宣傳教育必須堅(jiān)持以正面宣傳教育為主，結(jié)合實(shí)際，突出重點(diǎn)，突出主題，普及安全生產(chǎn)的法律、法規(guī)，推動(dòng)各部門安全生產(chǎn)責(zé)任制的落實(shí)，促進(jìn)公司的安全生產(chǎn)工作上臺(tái)階。
2、公司的安全生產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)如“安全生產(chǎn)月”活動(dòng)，由綜合科統(tǒng)一布署，安全科牽頭協(xié)調(diào)，組織實(shí)施。日常的安全生產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)由各科室根據(jù)自身的實(shí)際情況組織、安排。
3、安全生產(chǎn)宣傳教育要重點(diǎn)宣傳黨和國家有關(guān)安全生產(chǎn)的方針、政策、法律、法規(guī);宣傳各個(gè)上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)會(huì)議精神及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)安全生產(chǎn)工作方面的講話、批示精神;同時(shí)要力宣傳有關(guān)安全生產(chǎn)管理、事故預(yù)防、安全自救、事故救援、現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急的知識(shí);組織從業(yè)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)安全生產(chǎn)的規(guī)章制度、操作規(guī)程等。
4、各部門要結(jié)合自身的實(shí)際，利用各種形式，通過各種渠道，開展豐富多彩的活動(dòng)。如發(fā)放安全宣傳資料;舉辦安全生產(chǎn)知識(shí)咨詢;安全逃生與急救技能現(xiàn)場(chǎng)表演、圖片展覽等安全生產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)。宣傳教育活動(dòng)要有自己的特色，并能吸引廣干部、職工自覺參與。
5、安全生產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)要講求實(shí)效。要把安全生產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)與開展安全生產(chǎn)檢查，特別是認(rèn)真檢查安全生產(chǎn)責(zé)任制建立健全和落實(shí)情況，找出不安全隱患，提出改進(jìn)和加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的各項(xiàng)措施，以取得更廣泛的社會(huì)影響和良好的效果。
6、高度重視安全生產(chǎn)宣傳教育工作。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把安全生產(chǎn)宣傳教育工作列入議事日程，并在人、財(cái)、物等方面給予支持。做到工作有計(jì)劃、有布置、有檢查、有總結(jié)。通過開展安全生產(chǎn)宣傳教育活動(dòng)，進(jìn)一步增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職工對(duì)安全生產(chǎn)重要性的認(rèn)識(shí)，最限度地減少身邊的事故隱患，預(yù)防和減少各類事故的發(fā)生。
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿(含備查帳簿)、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。